Suština svakog poslovanja je rad sa ljudima: kupcima, dobavljačima, saradnicima, državnim organima, nadređenima, podređenima. On se, opet, ogleda u komunikaciji: formalnoj, neformalnoj, usmenoj, pismenoj, u toku i van radnog vremena.
Izricanje procjene je veoma važna za svako poslovanje. Uvijek postoji potreba da se definišu međusobni odnosi na različitim nivoima. Postoji želja za iskazivanjem stava, za sagledavanjem vlastite situacije u organizaciji, za razumijevanjem sebe i drugih.
Ljudi nekada lutaju. Plutaju u prostoru i vremenu. Nisu sigurni kakva im je trenutna ili buduća pozicija u organizaciji. Da li se kreću naviše, ili padaju u hijerarhiji, sa svim posljedicama koje takvo kretanje nosi? Izgubljeni su u vrtlogu svakodnevih obaveza, u trci za postizanjem ciljeva, potrebi za poboljšanjem profesionalnog i ličnog statusa i ostvarivanjem veće zarade…
Jedno od suštinskih pitanja je i odnos sa šefom. S nadređenim koji direktno odlučuje o toku buduće karijere. Šta rukovodilac misli o angažovanju i postignutim rezultatima? Da li je zadovoljan ili nije? Da li njegov pogled znači odobravanje i podršku, ili nosi u sebi znake prekora? Da li razmišlja o dodijeli bonusa, unapređenju, ili novčanom i nenovčanom kažnjavanju, a možda i davanju otkaza?
Ova pitanja isrpljuju. Skreću fokus sa zadataka i obaveza na brigu o ličnom statusu i privilegijama. Ponekad i samoodržanju. Ipak, ona su prirodna i neminovna ma koliko slabe koncentraciju i ne doprinose postizanju željenih rezultata.
Da bi se jasno definisali odnosi između nadređenog i podređenog potrebno je izricanje procjene. Od rukovodioca ka zaposlenom, ali i u obrnutom smjeru. I podređeni ima pravo da kaže svoje mišljenje o stručnosti menadžera, njegovoj sposobnosti da vodi tim, rješava probleme, održava stanje visoke motivacije i pruži konkretan doprinos postizanju timskih rezultata.
Potrebno je da su oba aktera svjesna prava i obaveza, ali i međusobnih očekivanja i rezultata. Potrebna je želja za međusobnim razumijevanjem kuda se ide, zašto se ide i kako se ide. Da bi se prevazišao komunikacijski, a ponekad i psihološki jaz neophodno je periodično izricanje procjene. To je sredstvo kojim se ispunjava obostrana želja za razumijevanjem. Želja koja mora biti iskrena i sveprisutna.
Bez obzira na to da li se izlaže u formalnom ili neformalnom obliku, procjena se po svom karakteru i načinu izlaganja dijeli na pozitivnu i negativnu.
Izricanje pozitivne procjene
Pozitivna procjena je dobrodošla. Ona je u stvari neophodna.
Jedna od najvećih zabluda u savremenom poslovanju jeste razmišljanje po kojem je svako plaćen za ono što radi. Ovo danas nije rijedak model ponašanja, ma koliko bio pogrešan. On je možda primjenjiv kod zaposlenih prosječnih i ispodprosečnih sposobnosti, istih rezultata i samim tim smanjenih mogućnosti za promjenu posla.
Ili kod lako zamjenjivih. Kvalitetan, najbolji kadar postiže vrlo dobre, ponekad i vrhunske rezultate. Samim tim je najvrijedniji i najznačajniji resurs za kompaniju. Ima znanje, kompetencije i samopouzdanje. Posljedica ovih faktora je lična i profesionalna nezavisnost i odsustvo straha od promjene posla.
Ovaj kadar želi više od novca koji može da stekne na trenutnom ili drugom mjestu. U bilo kojoj kompaniji. Očekuje poštovanje i priznanje kada je zalaganjem i znanjem doprinio konkretnim uspjesima tima i cijele kompanije.
Želi da čuje pozitivnu procjenu uvijek kada je zasluži. Pozitivna procjena nema finansijski efekat, ali ostvaruje veliki psihološki uticaj na zaposlenog i njegovo ponašanje. Ona je bitna i kod kadra prosječnih sposobnosti zato što otklanja strah i negativna razmišljanja vezana za sigurnost radnog mjesta i ličnu i porodičnu egzistenciju. Vraća fokus i okreće ka ispunjavanju zadataka i rješavanju problema, umjesto ka nepotrebnom rasipanju lične energije.
Pozitivna procjena podrazumijeva sljedeće elemente:
- Činjenice, to jest konkretne postignute rezultate i njihove posljedice u budućnosti po tim i kompaniju. Trenutni uspjeh je bitan, ali je dugoračan i održiv još važniji.
- Poštenje, iskrenost, spontanost i dobru nameru nadređenog.
- Dovoljno vremena za razgovor i reakciju zaposlenog, sa akcentom na njegove nove prijedloge.
- Formalnu zahvalnost za postignut uspjeh, koja cijelom činu daje značaj i motiviše zaposlenog na nove napore.
Pozitivna procjena popravlja radnu atmosferu. Ona je znak da će dobar rad biti primijećen, prepoznat i nagrađen. Motiviše ne samo pohvaljenog pojedinca već i njegove saradnike, koji ne žele da zaostaju. Tako ostvaruje kumulativan efekat u kojem je snaga tima jača od zbira pojedinačnih snaga svih njegovih članova.
Izricanje negativne procjene
Do izricanja negativne procjene dolazi kada stvari idu loše. Kada rezultati nisu u skladu sa željama, planovima i mogućnostima. Ona se odnosi ne samo na pojedinca, već i na tim, pa i na cijelu kompaniju.
Svi su podložni analizi rada i eventualnoj kritici. Pri tome je neophodno biti fer i imati u vidu spoljne uticaje (klijente, konkurente, tržište u cjelini) i raspoložive resurse. Bez njihovog uzimanja u obzir, postavlja se pitanje objektivnosti negativne procjene.
I ako u sebi sadrži negativan prizvuk, ona po svojoj namjeri, suštini i načinu izlaganja ne mora da bude takva. Naprotiv. Ona teži popravljanju stvari, ukazivanju na probleme i poziva na promjenu ponašanja od koje koristi izvlače svi.
Često se događa da pojedinci nisu svjesni da imaju problem. Misle da sve rade ispravno iako je realnost drugačija. Negativna procjena je pokušaj da im se ukaže na nedostatke, objasne očekivanja, definiše način rada, pa i poboljšaju znanja i vještine.
Cilj je da se zaposleni vrate na pravi put, integrišu u kompaniju i postanu stabilni oslonci u svakodnevnom radu. Podizanjem vlastitih kompetencija, sami stiču trajnu korist, pošto ih sa sobom nose svuda: na trenutnom radnom mjestu, bilo gde u kompaniji, ali i van nje ukoliko jednog dana odu.
Negativna procjena je i način da se pronađu i druga funkcionalna rješenja za unapređenje poslovanja. Ukoliko i pored zajedničkog rada menadžera i podređenog ne dođe do željenih poboljšanja, nameće se potreba za promjenom trenutnog radnog mjesta.
Zaposlenom može biti ponuđeno novo radno mjesto u preduzeću, koje će mu više ležati i na kojem će ispuniti pun potencijal. Možda postići i bolje rezultate od očekivanih. Tako nešto što ima negativan početni kontekst dobija pozitivan krajnji ishod.
I u situacijama u kojima poslje promjene radnog mjesta izostaju očekivani rezultati i kada je odlazak zaposlenog iz kompanije logična odluka, negativna procjena je odigrala svoju pozitivnu ulogu. Ona je omogućila da se međusobni raskid odvija na civilizovan, kulturan i racionalan način.
Poput dobrog braka koji se završava dobrim razvodom. Obe strane, poslodavac i zaposleni (nadređeni i podređeni) svjesni su da su učinili sve da prevaziđu razlike, ali da su one ostale nepremostive i da je definitivan razlaz jedini razuman kraj.
Pozitivna strana je i što je ovako vođen proces dobro sproveden i u administrativnom smislu. Tako se štite interesi kompanije u slučajevima eventualnih sudskih sporova, koje bi pokrenuo sada već bivši zaposleni.
Oni su česta pojava u današnje vrijeme. Ne samo da je davanje otkaza bez prethodnih upozorenja neracionalno, ono je i etički potpuno nedopustivo. Takvo ponašanje je prije znak neznanja i bahatosti menadžera, nego njegovog promišljenog i dobro odmjerenog djelovanja. Krajnji rezultat je veliki rizik od gubljenja sporova iz proceduralnih razloga i plaćanja astronomskih troškova kao njihove posljedice.
Kao što prilikom davanja pozitivne procjene treba voditi računa o načinu na koji se to radi, tako i pri izricanju negativne procjene važe određena pravila, i to su:
- Iznošenje negativne procjene neophodno je obaviti u odgovarajućoj, smirenoj radnoj atmosferi.
- Razgovor mora biti zasnovan isključivo na konkretnim činjenicama i posljedicama po kompaniju (gubitak važnih klijenata, prihoda, poslovne reputacije, radnih mjesta…).
- Iznesena procjena mora biti neutralna i krajnje objektivna.
- Negativna procjena ne treba da predstavlja optužnicu. Još manje treba da bude konačna presuda. Menadžer je samo menadžer. On nije tužilac, a još manje sudija.
- Iznošenje procjene treba da bude u sopstveno ime, a ne u ime šefova. Menadžer ima svoje ime, prezime i stav. Sakriven iza šefova, menadžer nije menadžer.
Potrebno je:
- Ostaviti dovoljno vremena sagovorniku za objektivnu reakciju na iznešene stavove.
- Pažljivo slušati njegovo izlaganje i konkretne prijedloge za prevazilaženje situacije.
- Zajednički definisati rješenje, vremenski okvir i resurse za sprovođenje dogovorenog.
- Sve vrijeme koristiti sredstva odgovarajuće verbalne i neverbalne komunikacije.
- Biti uvijek kulturan i spontan.
- U kritičnijim situacijama, napraviti pismeni protokol sastanka sa svim odlukama koje su na njemu donešene. On predstavlja potvrdu dogovorenog i pravni je dokaz u slučaju eventualnog sudskog spora.
